Uniresearch is een kleine, informele, internationale, professionele en servicegerichte organisatie. Heel kort gezegd regelen wij op transparante wijze de subsidieaanvragen voor de projecten van onze klanten.  Wij verzorgen het hele traject van voorstel tot eindrapportage door het projectmanagement te voeren met: periodieke rapportages, vergaderingen, workshops, het opzetten en bijhouden van websites, samenstellen van nieuwsbrieven etc.

Ter vervanging van een collega zijn wij op zoek naar een projectassistent met goede communicatieve vaardigheden en teamspirit.

Een greep uit de afwisselende werkzaamheden:

  • Het veelal digitaal beheren van de projectdocumentatie;
  • het opzetten, bijhouden en actualiseren van projectwebsites;
  • contacten leggen en onderhouden met verschillende partijen uit heel Europa om informatie te verkrijgen die van belang is voor de subsidieaanvraag of rapportage;
  • zoveel mogelijk zelfstandig inkomende telefoon en e-mail afhandelen in het Engels maar ook Nederlands;
  • organiseren en voorbereiden van vooral internationale vergaderingen (waarbij je incidenteel meereist);
  • online projectmanagement tools inrichten en beheren voor verschillende projecten;
  • bewaken van tijdschema’s en de voortgang van afspraken en acties;
  • algemene kantoorwerkzaamheden zoals: agendabeheer, postbehandeling, regelen van reizen, ontvangen van bezoekers, kantoorvoorraad bijhouden etc.

Kortom: je voert alle voorkomende werkzaamheden uit zodat het algemene reilen en zeilen op kantoor en de projecten zo soepel mogelijk verloopt.

Functie-eisen

  • Je beschikt over minimaal 3-5 jaar ervaring als management-assistent;
  • jouw kennis van de Engelse en Nederlandse taal is uitstekend! Bij voorkeur beheers je nog een derde taal, zoals Spaans;
  • je beschikt over een afgeronde HBO-opleiding, of een HAVO- of VWO-diploma aangevuld met een secretariële opleiding;
  • je wilt graag werken in een internationale omgeving, waarbij het zelfs kan voorkomen dat je meereist naar bijeenkomsten in het buitenland om de projectmanager te ondersteunen.
  • je vindt het geen punt om in verschillende online systemen te (leren) werken.

Daarnaast ben je:

  • Accuraat;
  • stressbestendig;
  • planmatig;
  • een teamplayer;
  • open en communicatief vaardig.

Ervaring in de functie van management-assistent is een must om in aanmerking te komen voor deze functie.

Een indruk over hoe een werkdag bij Uniresearch eruit kan zien:

Je bent als eerste binnen, start de koffieautomaat en ruimt de vaatwasser uit terwijl je computer aan het opstarten is. Tijdens het lezen van nieuwe e-mails druppelen er collega’s binnen. ‘Goedemorgen, hoe was je etentje gisteravond?’ Je collega begint uitgebreid te vertellen. De telefoon gaat, dus ze onderbreekt haar verhaal terwijl jij de telefoon direct opneemt. Als je hebt opgehangen, staat er een andere collega aan je bureau: ze heeft de laatste blocnote gepakt en vraagt of je wilt bijbestellen. Je inventariseert of er nog andere kantoorartikelen besteld moeten worden en doet de bestelling de deur uit. In het uur dat volgt ben je vooral druk met het bellen van projectpartners: je hebt ze een mail gestuurd, maar ze hebben nog niet gereageerd en de deadline nadert. Je belt er een aantal, spreekt wat voicemails in en doet een mailtje de deur uit waarin je de projectmanager laat weten wat de status is.

De deurbel gaat: de eerste gasten voor de vergadering staan voor de deur. Nadat je hun jassen hebt aangenomen en hen van koffie hebt voorzien, ga je verder met het onderhouden van een van de projectwebsites: je hebt wat inconsequenties ontdekt en wat wijzigingen ontvangen per e-mail.

Voor je het weet is het lunchtijd! De gasten eten ook mee, dus je bestelt broodjes kroket en zorgt voor een gekookt eitje.

Na de lunch houd je je bezig met de financiële rapportage van een van je projecten: de partners hebben cijfers aangeleverd en jij zorgt ervoor dat ze op tijd in het systeem staan. Per toeval ontdek je een onjuistheid bij een Duitse partner: je belt hem meteen op om te vragen of hij de cijfers nog eenmaal wil controleren. Gelukkig krijg je direct antwoord en kun je het dezelfde dag nog afronden. Het laatste uurtje hou je je bezig met het notuleren tijdens een telefonische board meeting. Als de laatste partner heeft opgehangen, sluit je je computer af. Het is mooi geweest voor vandaag!

Een werkdag ten tijde van de pandemie:

In tijden van het thuiswerken werkt minimaal één, max twee (van de 5 in totaal) supporters per dag volgens schema op kantoor. Degene op kantoor neemt de telefoon op en verbindt deze door, verwerkt de binnengekomen post en houdt het kantoor/de kantine opgeruimd. Soms zit de supporter alleen op kantoor, andere keren zijn er collega’s aanwezig.
Werkend vanuit huis ziet de dag er iets anders uit: We starten met de support-groep in Teams en laten elkaar weten dat we online zijn doormiddel van een begroeting. Deze chatgroep gebruiken we de hele dag door om elkaar vragen te stellen, bepaalde zaken te delen, te laten weten wanneer we even niet bereikbaar zijn (vanwege een meeting, lunch of…) en wanneer we afsluiten brengen we elkaar daar ook van op de hoogte. Het is een fijne manier om met elkaar in contact te blijven en het hoeft ook niet heel formeel te zijn. Wanneer er iets is, (video)bellen we met elkaar en delen ons scherm als dat nodig is. Vooral het schermdelen is een handige functie om goed samen te kunnen werken.

Heb je interesse in deze functie? Of heb je vragen? Reageer dan snel per mail naar info@uniresearch.com of telefonisch via 015-275 4000.